課題およびOpenMetaという救世主

復習

先日私の作ったGTDシステムは、ファイル・フォルダを行動メモに見立て、それを専用フォルダ間で移動させることにより半自動的に行動・計画を管理するというものでした。

課題

行動のフェーズが変わるたびにファイルパスが変わるのはいかがなものか。

私は、行動メモフォルダに関連する書類ファイルを格納するという運用をしたいのです。
ファイルの場所が変わっても、Macの「最近使ったファイル」などは瞬時にエイリアスが追跡されますので問題はないのですが、ファイルの中身からリンクを張っていた場合には自動で追跡がされない場合がほとんどです。
また格納場所がコロコロ変わると、精神衛生上もよくありません。

「フォルダアクション」機能に少々難有り

専用フォルダに内容が追加されたときの動作は、Macの標準機能「フォルダアクション」によっていますが、フォルダアクションを使った運用は、フォルダ名や位置の変更に弱く、そうした変更を加えることによりすぐ機能しなくなってしまいます。

改善案

OpenMeta

OpenMetaとはIronic Softwareが開発した、Macで使えるファイルタギングシステムです。ファイル自身の拡張領域を使用するため、Spotlightコメントなどよりも高い信頼性があります。
新しい改善案では、作業フェーズによってファイル・フォルダを移動させるということはせず、タグの自動付け換えで作業フェーズを区別します。フォルダ分けの方法はユーザーの任意となりますので、いままでのフォルダ構造を保ったままのGTD化ができます。

おまけ：ファイリングと図書分類法(特に一般補助表)

OpenMetaタグの導入によってファイルをフォルダに分けるやり方に一切の制約はなくなります。
そこでおすすめのフォルダ分類法をご紹介しておきましょう。
まずは参照場面によってフォルダ分けすることです。たとえば公的に参照するフォルダと、私的に参照するフォルダにざっくりと分けてしまうのです。他人が探す可能性があるファイルは全て「@公的」フォルダに入れて、中身は分かりやすい分類を心掛けます。「@私的」フォルダは、更新日時順にソートしておくだけでも十分でしょう。
ファイルを参照する主な場面はあまり頻繁に変更があるものではありません。また、ファイルが自作かどうかは、ほとんど忘れようがありません。よって静的かつ覚えやすい分類が可能になります。
この分類法は図書分類法を参考にしました。